Geen e-mails in de spam folder?

Geen e-mails in de spam folder?

Hoe voorkom je dat jouw e-mails in de spam folder belanden?
In dit artikel beschrijf ik de basis voor een goede bezorging vanuit WordPress of Joomla!

Herken je dit?
Je verstuurt een email en deze komt steeds in de spamfolder van bepaalde relaties terecht. Hoe kan dat nou?

Het eerste wat opvalt is dat het niet consequent is. Verstuur je een email aan Gmail-gebruikers, dan wordt dat keurig bezorgd, maar alle Hotmail adressen vinden jouw bericht in de spam. Dit is jouw eerste aanwijzing.

Hoe zit dat?
Mailplatformen gebruiken verschillende technieken om te bepalen of een e-mail spam is of niet. Dit verschil is niet beperkt tot alleen de grote spelers. Zelfs een klein privé-domein, zoals jouw eigen domein (info@mijndomeinnaam.nl) werkt met spamfilters.

Spam score
Uiteindelijk komt alles neer op de spam-score. Hoe werkt dit?
Spamfilters analyseren elke e-mail die binnenkomt. Zo kijkt het spamfilter naar:

• Van welke server komt dit bericht? Is die server betrouwbaar, of staat ie op de “blacklist”.
• Is het die server toegestaan e-mails namens jouw te versturen?
• Hoe zit het met de inhoud? Bevat het spam linken?
• Is de afzender te vertrouwen? Zijn de berichten ondertekend met een DKIM handtekening?
• Is het domein gecertificeerd met SPF en DMARC in de DNS?  

Zoals je kunt lezen zijn sommige zaken technisch en vragen deskundigheid bij het instellen van e-mail servers om het risico op een hoge spamscore te verminderen. Niet alleen de ontvangende server probeert zich te beschermen, ook de verzendende server kan e-mails controleren om het ongewenst versturen van spam e-mails te voorkomen. Een goede provider is zuinig op de reputatie en wil niet op de blacklist komen.  

Er worden twee manieren gebruikt om e-mails te versturen:
a) via jouw website (bijvoorbeeld met WordPress of Joomla!)
b) via een aparte e-mailserver (dit heet SMTP-server)

Checklist om spam te voorkomen met WordPress of Joomla!
Als je e-mails of nieuwsbrieven vanaf je website verstuurt verstuur je deze e-mails waarschijnlijk met de zelfde server waar ook jouw website op draait. Dit zijn de basis tips om niet in de spam-map te komen.
1. Gebruik als afzender het zelfde e-mailadres als de domeinnaam.
Dus niet xxx@gmail.com, maar naam@domeinnaam.nl.
Wees er zeker van dat dit ook een bestaand emailadres is.
Doe een test of een gewone email aankomt en geen afleverfout veroorzaakt.

2. Stel een e-mail-reply-adres is. Ook dit moet een bestaand emailadres zijn. Het kan echter het zelfde adres zijn als het verzendadres.  

Spam voorkomen met een externe (SMTP) e-mailservice
Als je e-mails met je domeinnaam erin kan versturen, beschik je ook over  een externe e-mailservice. In dat geval kan je ook e-mails via die
e-mailserver versturen in plaats van via de website.
Zoek dan de SMTP gegevens van dat e-mailadres op en stel de verzending van een nieuwsbrief of e-mail van WordPress in om via deze SMTP te verzenden.

SPF en DKIM instellen
Nu wordt het technischer… Een SPF-record is een instelling op de server die zegt: e-mails van dit domein mogen door deze (SMTP) servers verstuurd worden. DKIM verzorgt voor een versleutelde (beveiligde) verzending. Een goede hostingprovider heeft dit al voor je ingesteld. Controleer het via de website www.internet.nl.

DNSSEC instellen
DNSSEC zorgt voor een digitale handtekening zodat de ontvangende server zeker weet dat u de afzender bent van de e-mails. Een goede hostingprovider heeft dit al zo voor je ingesteld. Controleer het via de website www.internet.nl.

DMARC instellen
DMARC bevat aanwijzingen voor de ontvanger van de e-mail over wat er moet gebeuren als de e-mail niet door de SPF- of DKIM-test komt. DMARC wordt door Gmail, Hotmail, Facebook, Microsoft en ook Yahoo, Paypal en AOL gebruikt. DMARC levert een rapportage over welke e-mails niet bezorgd worden.